スピル機能を使うとファイル容量は軽くなるのか検証してみた。【FILTER関数】

 

会社で、エクセルファイルを使用していると、どうしても、容量が大きくなりすぎて、動きが遅くなってしまいます。

そこで、今回、オフィス365から新たに搭載された機能、「スピル」を使うと、ファイル容量を軽くすることができるのか、検証しました。

検証した内容としては、

① 商品ごとの数値データが入った、「データベースシート」と「商品ごとに分類したシート」が入ったファイルを準備します。

② データベースから、商品ごとにデータを貼り付けたファイルを作成

③ FILTER関数のスピル機能をつかって商品ごとに分類したファイルを作成

④ ②と③のファイル容量を比較する。

といった比較を行いました。 

〇結果

結果としては、全然変わらなかったです。

直接コピペしていったファイルの容量が273KB、

スピル機能を使ったファイルの容量が275KB

でした。 

 全然ダメでした。

スピルのデータは、本体の式を変更しないかぎり、消したりできないので、セルにデータがはいっているわけではないのでは？と考えたのですが、甘かったです。

〇スピルとは

スピルとはオフィス365から登場した新たな機能で、影響を及ぼす範囲が、数式を入れたセルだけではなく、その近辺のセルにも結果が反映されます。

はみ出したり、こぼれているような挙動からスピルと呼ばれています。

このスピル機能を使った関数に、

・SEQUENCE関数

・SORT関数

・FILTER関数

等があります。

今回は、FILTER関数を使いました。

セルA2にはフィルター関数の式が入っています。

 

セルA5をみると、同じ式が入っていますが、灰色で表示されています。 

これがスピルです。

本来式が入っているセルA2以外のデータはすべてスピルであるため、デリートキーを押しても削除することができません。

しかし、コピペや、数式の元データには使えます。

〇関数とは？

FILTER関数は

 

＝FILTER(参照元 , フィルターをかけたい条件 , 空の場合 )

 

と設定していきます。

 

今回は、

=FILTER(全データ!A2:O601,全データ!A2:A601="CBB","")

と設定しました。

・全データシートのA2:O601までのデータにフィルターをかけて、

・同じく、全データシートのA2:A601にある“CBB”のみ抜き出して、

・なかった場合は、空白

で結果を返せということです。

〇まとめ

結果として、スピル機能を使っても容量を軽くすることはできませんでした。

しかし、毎回、データベースシートにフィルターをかけて、商品ごとにデータを抽出し、各シートにコピペをしていく作業は、項目が増えれば増えるほど、膨大な時間がかかります。

ですが、スピル機能の入った関数を使うことで、データベースだけ更新すると、自動で商品ごとのシートに結果を反映させることができます。

データ容量が一緒なのであれば、この機能を使うことで、VBAを使わなくても、業務の自動化ができてしまいます。

関数なので、もちろん、FILTER関数とSORT関数を組み合わせることも可能です。

目的は達成することができなかったですが、とても便利な機能なので、超オススメです。